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2005.07.27

GTDの文章化

GTDの著者のサイトにあるGTDのワークフローをもとに先日マインドマップにしたものを、文章にまとめてみた。

1.未処理案件や頭の中のものをすべて1ヶ所に集める
 書類受けを用意し、未処理なものをすべてそこに入れる。はいらないものはA4の用紙に1件1枚で記録し(日付を記入すること)代わりにそれを入れる。また、頭の中に浮かんでくるものも同じように1件1枚の用紙に書き込みそれを入れ、頭の掃除を行う。
これから、処理に移るが、書類受けにもどさないこと。

2.書類受けのものを1番上の項目から順番に処理する(1度に1つ)
(1)行動を伴わないもの
 1)不要なものは捨てる。2)再検討するものはSomeday/Maybe(いつか/もしかしたら)リストに記入し、ファイルする。3)将来役立つと思うものは参照資料としてラベルを貼りファイルする。
(2)行動を伴うものは、
 1)2ステップ以上の行動が必要なものは、Projectsリストに順不同で記入する。
 2)Projectsリストに書かれたものをアウトライナーやMindMapを使って、次の行動は何かという観点で計画手順を作成し、行動単位まで分解する。(○月○日誕生日ではなく、○○店で何を買うというような具体的な行動にまで落とす)参照資料はフォルダーへ。

3.次の行動を考える
 1)行動が2分以内に完了するものはその場で実行して終えてしまう。
 2)2分以上かかるものは、
   自分が適任者かどうか考え、委任できるものは委任し、あとで結果を確認するために、Waiting forリストに書く。参照資料はフォルダーへ
 3)行動が特定の時刻に実行すべきものは予定表に書き込む
   ※作者はアバウトな時間設定ではなく、絶対実行するというものだけを予定表に書くことを推奨。
 4)後で実行するものはNext Actionリストに書き込む

4.NextActionリストのカテゴリー
 @マークをつけて、@電話、@コンピュータ、@用事のついでに、@オフィスで、@協議事項、@自宅で、@読む/検討、というカテゴリーを推奨

5.Someday/Maybeリスト
 将来に実行したいと思っていることは、Someday/Maybeリストに記入する
 買いたいもの、始めたい趣味、行きたい店、読みたい本など適当なカテゴリーを作る

6.各種チェックリストの作成
 出張の手荷物、○○作業手順などいろいろなチェックリストを作成しておくと便利

7.レビュー再検討
 1週間に1回(金曜午後1〜2時間を推奨)、以下の順番で再検討する。
 1)雑多なメモや領収書、雑誌の記事、会議のメモなどその週のものを集めて、再検討する。
 2)予定表、3)Projectsリスト、4)NextActionリスト、5)Waitingforリスト、6)関連したチェックリスト、7)Someday/Maybeリスト、8)未決ファイルや支援ファイル

8.実行するための基準
(1)行動基準
 1)状況、2)利用可能時間、3)利用可能エネルギー、4)優先順位
(2)毎日の仕事(バランス)
 1)予定作業、2)緊急作業、3)緊急ではないが重要な仕事
(3)仕事を見直すスパン
 1)人生、2)3〜5年のビジョン、3)1〜2年の目標、4)今年度の責任領域、5)現在のプロジェクト、6)現在の行動

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