« 2010年3月 | トップページ | 2010年5月 »

2010年4月

2010.04.10

【iPhone】ScanSnapの名刺ファイリングOCRからBizCardsに名刺登録

ScanSnapには、標準で名刺の読取りソフト「名刺ファイリングOCR」が付属している。OCRの認識率は必ずしも高いとはいえないが、せっかくのアプリなので、以前は名刺の管理に使っていた。最近、さぼっていたが、iPhoneの名刺管理に使えないかと思っていた。
iPhoneのBizCardsというアプリを発見し、CSVファイルと画像を同時に取込めると知り、名刺ファイリングOCRからの取込みに挑戦したところ、うまくいったので紹介したい。なおWindowsXPで作業は行っている。

なおBizCardsの使い方についてはAppBankの「Biz.Cards: 機能良し、デザイン良し、使いやすさ良しの3拍子揃った「名」名刺管理アプリ。785」の記事を参考にしてもらいたい。名刺がいつでも手元にあるのはとても便利なことだ。



1.必要なツール

2.名刺ファイリングOCRに名刺の取込み

ScanSnapで、名刺ファイリングOCRに名刺を取込む。
名刺を予め会社順にならべ、取込むのだが、名刺の枚数が少なく、時間があるならば、OCRの読取り精度の悪さを手動で補い、すべての項目を取込むとよい。あとでどう使うかは不明だが、満足度が高い。
私の場合、数年分の名刺1000枚近くをまとめて取込むこととしたので、住所や電話番号など細かいところは目をつぶって、勝間和代が何かの本で紹介していたが、姓名、会社名だけを取込むことにした。(勝間氏は、Emailも取込んでいたと思う。)
何を取込むかは、あなたの時間次第である。
BizCardsでは、電話番号があれば電話が、Emailがあればメールが、住所があればマップが使えるようになるので、多く取込んだほうがより便利である。
しかし、それらは名刺の画像で確認できるので、よく使う人は、連絡先に登録すればよいだろう。

3.名刺ファイリングOCRからエクスポート

  • 名刺ファイリングOCRのホーム>エクスポート>Jアドレス形式>
  • 保存先のフォルダーを指定>

次に、名刺データを指定する。

私の場合、最低限の指定となっており

  • 氏名、氏名フリガナ、会社名、表面イメージパス

右側の

  • 氏名を姓と名に分割するにチェック

なお、住所や電話番号など取込んだ場合は、それぞれの項目を選択するとともに、右側の「住所を都道府県、市町村、番地に分割する」「住所(続)を住所に含める」にチェックを入れておこう。

4.エクスポートしたデータをエクセルで加工する

エクスポートしたファイルexport.jadは、CSV形式のテキストデータである。
エクセルでファイルの種類の欄で「すべてのファイル(*.*)」を選択し、export.jadを開き、あとはカンマやタブ区切り>カンマにチェック>
データのプレビューで、列のデータ形式を番地、郵便番号、電話番号などは文字列に指定する。番地の欄が1-1-1の場合、標準だと「2001/1/1」に変換されてしまうので悲しくなってしまうから注意しよう。

列の見出しを、マニュアルで指定されている見出しに変更する。

  • 私の場合、「Last、First、LastP、FirstP、Organization、image」

なお、会社名、姓名の読みガナでソートして会社名がただしくOCRで認識されているか確認しておくとよい。
カタカナの「ー」「タ」「ニ」「エ」や英字の全角・半角などが誤って認識されている場合があるので、ここでも一手間かけてきちんと確認した方が、あとで悲しい思いをしないですむ。

住所や役職などいろいろと取込んだ人は、それに見合った見出しを指定する。

そして1列目などの不要な列を削除して、「contacts.csv」という名称で保存しよう。

なお、氏名の半角カタカナはBizCardsの読込み時に自動的に全角ひらがなに変換されるので、ひらがなに直す必要はないようだ。ひらがなに直すのであれば、エクセルだと、「EXCELのひらがなを全て半角カタカナに置き換える方法」を参考にして、変換すると良い。

5.画像データの内容を修正する

次にcontacts.csvをサクラエディタやメモ帳などのエディタで開き、画像の欄に書かれている「C:\(名刺ファイリングOCRのフォルダ)\標準\」という部分を置換を使って削除する。(置換え後を空欄に指定)さらに画像の「tif」という拡張子の部分を置換を使って「jpg」に置換える。

するとimageの欄のデータが「1a_N1.jpg」というようなファイル名になっていれば完了。

もしも、見出しやデータが「"」で囲まれていたときは、これも置換を使って削除してしまおう。

そして上書き保存しておこう。

6.画像データの加工

名刺ファイリングOCRでは通常の名刺のイメージファイルが標準というフォルダーに納められている。tif形式のファイルにはどうやらいろいろな種類があるらしく、tif画像を見ることができるアプリをいろいろ試したが、なかなか見つからない。ようやく見つけたのがIrfanViewという画像変換アプリだ。tif画像をみるだけではなく、jpgへの変換もできる。これを使って名刺のイメージを変換しよう。なお、ファイル名に「_N1」とついているのが表面、「_N2」とついているのが裏面の画像だ。

まず、取込んだ名刺の画像をさきほどの名刺データを入れたフォルダーに「image_tif」とでも名付けたフォルダーにコピーしよう。もしも今回作成したデータが名刺の一部なら、タイムスタンプを確認するか、さきほどのCSVファイルの画像で対象データを確認。なお、この段階では表面画像にこだわる必要はなく「N1」「N2」ともまとめてコピーすれば良い。このとき、エクスプローラで標準フォルダーを「*_N1.tif」で検索をかけて「*_N1.tif」という表面の画像だけをフォルダーに移動する。

次に、jpgに変換した画像のフォルダーを保存するフォルダー「image_jpg」を作成しておこう。

それでは変換作業に入る。

IrfanView
を起動して 

  • ファイル>一括変換 形式/名前

設定

  • 機能の選択:ファイル形式の一括変換
  • ファイル形式の一括変換の設定
  • 変換後の形式:JPG-JPG/JPEG Format
  • 保存フォルダ:「image_jpg」フォルダを指定
  • ファイルの場所:tifファイルをコピーした「image_tif」フォルダーを指定
  • ファイル名:*_N1.tif(こうすることでN1の画像だけを選択できるのだ)
  • ファイルの種類:TIF - Tagged Image Format
  • 「全て追加」ボタンをクリック
  • 選択したファイルに対象画像の一覧が記載されているのを確認
  • 最後に実行ボタンを押す

「image_jpg」フォルダーにjpg画像が置かれているのを確認

7.圧縮ファイルを作る

圧縮用のフォルダー「meishi」を作り、そのフォルダーにcontacts.csvとjpg画像をコピーして納める。

contacts.csvと画像を全選択。

  • 全選択されている状態でcontacts.csvのところで右クリック
  • 送る>圧縮(ZIP形式)フォルダー>はい

で圧縮の実行

※なお、ファイルのあるフォルダーを圧縮してBizCardsで読込んだら、unzip errorと表示されて失敗しました。
フォルダーそのものが圧縮ファイルに含まれるためエラーになったもよう。
あくまでも、中身だけを圧縮する必要があります。

するとcontacts.zipというフォルダーができあがり。

8.ファイルの取込み

PCと同じWifi環境下でiPhoneのBizCardsを起動し、iマーク>WEBサーバー
そこに表示されているアドレスにブラウザで接続。
「Add csv-zip Data」でさきほどのzipファイルを取込めば、うまくいくはず。



« 2010年3月 | トップページ | 2010年5月 »

最近のトラックバック

2015年7月
      1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11
12 13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24 25
26 27 28 29 30 31