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2010.04.10

【iPhone】ScanSnapの名刺ファイリングOCRからBizCardsに名刺登録

ScanSnapには、標準で名刺の読取りソフト「名刺ファイリングOCR」が付属している。OCRの認識率は必ずしも高いとはいえないが、せっかくのアプリなので、以前は名刺の管理に使っていた。最近、さぼっていたが、iPhoneの名刺管理に使えないかと思っていた。
iPhoneのBizCardsというアプリを発見し、CSVファイルと画像を同時に取込めると知り、名刺ファイリングOCRからの取込みに挑戦したところ、うまくいったので紹介したい。なおWindowsXPで作業は行っている。

なおBizCardsの使い方についてはAppBankの「Biz.Cards: 機能良し、デザイン良し、使いやすさ良しの3拍子揃った「名」名刺管理アプリ。785」の記事を参考にしてもらいたい。名刺がいつでも手元にあるのはとても便利なことだ。



1.必要なツール

2.名刺ファイリングOCRに名刺の取込み

ScanSnapで、名刺ファイリングOCRに名刺を取込む。
名刺を予め会社順にならべ、取込むのだが、名刺の枚数が少なく、時間があるならば、OCRの読取り精度の悪さを手動で補い、すべての項目を取込むとよい。あとでどう使うかは不明だが、満足度が高い。
私の場合、数年分の名刺1000枚近くをまとめて取込むこととしたので、住所や電話番号など細かいところは目をつぶって、勝間和代が何かの本で紹介していたが、姓名、会社名だけを取込むことにした。(勝間氏は、Emailも取込んでいたと思う。)
何を取込むかは、あなたの時間次第である。
BizCardsでは、電話番号があれば電話が、Emailがあればメールが、住所があればマップが使えるようになるので、多く取込んだほうがより便利である。
しかし、それらは名刺の画像で確認できるので、よく使う人は、連絡先に登録すればよいだろう。

3.名刺ファイリングOCRからエクスポート

  • 名刺ファイリングOCRのホーム>エクスポート>Jアドレス形式>
  • 保存先のフォルダーを指定>

次に、名刺データを指定する。

私の場合、最低限の指定となっており

  • 氏名、氏名フリガナ、会社名、表面イメージパス

右側の

  • 氏名を姓と名に分割するにチェック

なお、住所や電話番号など取込んだ場合は、それぞれの項目を選択するとともに、右側の「住所を都道府県、市町村、番地に分割する」「住所(続)を住所に含める」にチェックを入れておこう。

4.エクスポートしたデータをエクセルで加工する

エクスポートしたファイルexport.jadは、CSV形式のテキストデータである。
エクセルでファイルの種類の欄で「すべてのファイル(*.*)」を選択し、export.jadを開き、あとはカンマやタブ区切り>カンマにチェック>
データのプレビューで、列のデータ形式を番地、郵便番号、電話番号などは文字列に指定する。番地の欄が1-1-1の場合、標準だと「2001/1/1」に変換されてしまうので悲しくなってしまうから注意しよう。

列の見出しを、マニュアルで指定されている見出しに変更する。

  • 私の場合、「Last、First、LastP、FirstP、Organization、image」

なお、会社名、姓名の読みガナでソートして会社名がただしくOCRで認識されているか確認しておくとよい。
カタカナの「ー」「タ」「ニ」「エ」や英字の全角・半角などが誤って認識されている場合があるので、ここでも一手間かけてきちんと確認した方が、あとで悲しい思いをしないですむ。

住所や役職などいろいろと取込んだ人は、それに見合った見出しを指定する。

そして1列目などの不要な列を削除して、「contacts.csv」という名称で保存しよう。

なお、氏名の半角カタカナはBizCardsの読込み時に自動的に全角ひらがなに変換されるので、ひらがなに直す必要はないようだ。ひらがなに直すのであれば、エクセルだと、「EXCELのひらがなを全て半角カタカナに置き換える方法」を参考にして、変換すると良い。

5.画像データの内容を修正する

次にcontacts.csvをサクラエディタやメモ帳などのエディタで開き、画像の欄に書かれている「C:\(名刺ファイリングOCRのフォルダ)\標準\」という部分を置換を使って削除する。(置換え後を空欄に指定)さらに画像の「tif」という拡張子の部分を置換を使って「jpg」に置換える。

するとimageの欄のデータが「1a_N1.jpg」というようなファイル名になっていれば完了。

もしも、見出しやデータが「"」で囲まれていたときは、これも置換を使って削除してしまおう。

そして上書き保存しておこう。

6.画像データの加工

名刺ファイリングOCRでは通常の名刺のイメージファイルが標準というフォルダーに納められている。tif形式のファイルにはどうやらいろいろな種類があるらしく、tif画像を見ることができるアプリをいろいろ試したが、なかなか見つからない。ようやく見つけたのがIrfanViewという画像変換アプリだ。tif画像をみるだけではなく、jpgへの変換もできる。これを使って名刺のイメージを変換しよう。なお、ファイル名に「_N1」とついているのが表面、「_N2」とついているのが裏面の画像だ。

まず、取込んだ名刺の画像をさきほどの名刺データを入れたフォルダーに「image_tif」とでも名付けたフォルダーにコピーしよう。もしも今回作成したデータが名刺の一部なら、タイムスタンプを確認するか、さきほどのCSVファイルの画像で対象データを確認。なお、この段階では表面画像にこだわる必要はなく「N1」「N2」ともまとめてコピーすれば良い。このとき、エクスプローラで標準フォルダーを「*_N1.tif」で検索をかけて「*_N1.tif」という表面の画像だけをフォルダーに移動する。

次に、jpgに変換した画像のフォルダーを保存するフォルダー「image_jpg」を作成しておこう。

それでは変換作業に入る。

IrfanView
を起動して 

  • ファイル>一括変換 形式/名前

設定

  • 機能の選択:ファイル形式の一括変換
  • ファイル形式の一括変換の設定
  • 変換後の形式:JPG-JPG/JPEG Format
  • 保存フォルダ:「image_jpg」フォルダを指定
  • ファイルの場所:tifファイルをコピーした「image_tif」フォルダーを指定
  • ファイル名:*_N1.tif(こうすることでN1の画像だけを選択できるのだ)
  • ファイルの種類:TIF - Tagged Image Format
  • 「全て追加」ボタンをクリック
  • 選択したファイルに対象画像の一覧が記載されているのを確認
  • 最後に実行ボタンを押す

「image_jpg」フォルダーにjpg画像が置かれているのを確認

7.圧縮ファイルを作る

圧縮用のフォルダー「meishi」を作り、そのフォルダーにcontacts.csvとjpg画像をコピーして納める。

contacts.csvと画像を全選択。

  • 全選択されている状態でcontacts.csvのところで右クリック
  • 送る>圧縮(ZIP形式)フォルダー>はい

で圧縮の実行

※なお、ファイルのあるフォルダーを圧縮してBizCardsで読込んだら、unzip errorと表示されて失敗しました。
フォルダーそのものが圧縮ファイルに含まれるためエラーになったもよう。
あくまでも、中身だけを圧縮する必要があります。

するとcontacts.zipというフォルダーができあがり。

8.ファイルの取込み

PCと同じWifi環境下でiPhoneのBizCardsを起動し、iマーク>WEBサーバー
そこに表示されているアドレスにブラウザで接続。
「Add csv-zip Data」でさきほどのzipファイルを取込めば、うまくいくはず。



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コメント

ScanSnap使ってます。tifがTIFFだと思って
名詞をJPG形式で再度スキャンしていたので、たすかりました。

asukawayさん、こんにちは。
うまくいきましたでしょうか。
手元に名刺があるというのは便利ですね。

こちらを参考にして、名刺をiPhoneにぶち込むことができました。他に参照できるサイトが少なく、非常に助かりました。ありがとうございました。

やどんさん、こんにちは。
参考になって何よりです。新しい名刺は1、2カ月ごとにまとめて登録しています。最近の名刺は全て登録しているので、私も便利に使っています。

最近、WILLCOM03から、iphoneに乗り換えました。 
名刺データを持ち歩くのは非常に憧れてて・・・

丁寧に手順が明記してあり、助かりました。

有難うございました(*^-^)

丁寧な解説で、私も登録できました。
しかしながら、私の名刺ファイリングOCRではexport.jadに「表面イメージパス」がエクスポートできないのです(「エクスポートする項目名」に出てこない)。事前の設定などあるのでしょうか?
結局画像見ながら1つ1つ手で入力しました(笑)

siroさん、こんにちは。
エクスポート>Jアドレス形式>ファイルを指定>エクスポートする項目を設定画面
で、設定する項目の一覧表が出ていると思いますが、スクロールして、一番下から2行目の表面イメージパスという項目にチェックを入れていますか?
「エクスポートする項目名を選択して下さい」というところで、「表面イメージパス」が存在しないという意味であれば、その項目を表示するとかしないとかを設定した記憶がないので、名刺ファイリングOCRのサポートにお尋ねください。

できました!
文字修正のとこが面倒ですが、そこをクリアすればイケマス!
Cover Flow表示の名刺は何気にイカしてます!

詳細な説明をありがとうございました。

残り1000枚程度をどのタイミングでやるか、、思案します。。

都道府県別に閲覧できる名刺管理iphoneアプリを探しています。
これはどうでしょうか?

名刺を都道府県で管理するというニーズは一般的にはないように思います。
きわめて個人的なニーズだと思います。
現物の名刺管理用品で都道府県で管理しているものは見たことがありません。
おそらく、iPhoneアプリでもそのようなものは出ないと思います。(などと断言してよいかどうかわかりませんが)
Scansnapで住所まで取り込んで、名前か会社の前に都道府県名を加えるか、Bizcardに取り込んだあとに自分で都道府県名でタグを入れるか
あるいはEvernoteで都道府県別に貼り付けるか
そうでなければ、FileMakerやTap FormsやCSV touchなどのいわゆるデータベースソフトで自分で加工するかしかないように思います。

お世話になります。

このHPで、名刺管理を行っている中、
母体PCのHDDがクラッシュ・・・
してしまいました。

WEBサーバーからバックアップを、
PCに戻したりもしたのですが、
一度、アプリで整理された情報なので、
追加などの加工が出来ませんでした。

何かしらの、お知恵などあれば、
ご教示頂けませんでしょうか?

よろしく、お願い致します。

ろかさん
最近更新をさぼっていて、コメントに気づかずすみませんでした。
もはや時間もたっており、ご自身で解決されているかと思います。
何を復旧したいのかわからないのですが、HDDの復旧については、復旧サービスに依頼したことがあります。
物理的なクラッシュの場合は、復旧サービスのようなところに依頼して、10数万円かかりましたが復旧しました。
(後で、メーカーのサイトからHDDの管理プログラムのバグだとわかり、物理的な傷がついていなかったと知りましたが)
もう1回は、もう少し安いところでと思い「パソコンサポートやまもと」というところに依頼してみました。SSDの復旧を依頼したのですが、物理的にセクターが壊れていたらしく、データは復旧できませんでした。ただし、ファイル名は読めたのでファイル名のリストを出力してもらいました。こちらは成功報酬でしたので、送料のみでしたが、気持ち、謝礼を差し上げました。
いずれにせよ、2回もHDDをクラッシュさせ、バックアップをとるべきだったと反省しています。
BizCardsに保存されたデータをパソコンに戻したいと言うことでしたら、完全には無理かもしれませんが、Exportでcontact.zipを作成し、iTunes経由でPCに取り込み、画像を名刺ファイリングOCRにドラッグアンドドロップすることで、再度新規名刺として読み込ませることはできます。ただし、OCRの修正をコツコツやらなければなりませんが。
あまりお役に立てずすみません。

返信遅くなりなり、申し訳ありません。

結局、PCでの名刺管理は諦め、
iphoneのみで、名刺管理する事にし
ました。

おっしゃる通り、HDDの故障は突然な
ので、定期的なバックアップの重要性
を痛感しました。

この度は、有難うございました。

softbankからdocomoに機種変更をしましたが、データの移行が出来ません
サーバーのアドレスが違うのでデータのExportをどのようにしたら良いのでしょうか?
全てやり直しだと大変なものですから
よろしくお願いいたします

サーバーのアドレスが違うという意味がよくわかりませんが、普通にやるなら、元になるiPhoneでBiz.Cardsの左下「i」マークをクリックして、「Import/Export」>「backup.datを作成」を実行。次にそれをiTunesにつないで、「APP」>「ファイル共有」>「BizCards」で右側のBizCardsの書類の欄に、作成したbackup.datが表示されているので、それをパソコンに保存。
次に新しいiPhoneをつないで、パソコンに保存したbackup.datを追加。BizCardsで「backup.datからデータ復旧」をすればよいはずですが。
ブラウザから行うなら、元のiPhoneでBizCardsを起動してWebサーバーのアドレスにアクセスして、「Download Backup Data」を実行。データをパソコンに保存。次に新しいiPhoneのWEBサーバーにアクセスして「Upload Restore Data」のファイルを選択でさきほどのパソコンのデータを選択した上で、送信ボタンを押せばよいのでは

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