仕事術

2015.07.12

CamiAppでノートや情報カードを管理

前回の記事で、手書きのノートや情報カードをiPhoneで管理する方法として、FileMakerでデータベースを作る方法を紹介したが、FileMakerの欠点としては、次のデータに移るためには、画像をスクロールすることはできず、データ表示画面で、次へをタップするか、2本指でフリックする必要があった。
ところがいろいろとアプリを試してみて、コクヨの出しているCamiAppで同じことができることがわかった。


1.CamiAppとは

コクヨのノートをスマホに保存するアプリだ。
専用のノートが必要だし、1枚1枚写真にとるのでは面倒だということで敬遠していた。

ところが、最近確認したところ、ScanSnapとの連携が可能になり、ノートも専用ノートでなくても取り込めるということがわかった。(画像の設定で、専用ノート以外に写真を選択しておく)
すると下の画像のように一般のノートの画像を読み込み、タイトル、作成日、タグ、コメントをつけてノートが管理できるのだ。

Img02

また、タグ単位でデータを管理できる。

Img01

さらに、画像を表示して、スワイプで画像を連続して確認することもできるのだ。

Img03

FileMakerでやりたかったのはこういうことなのだ。すごい便利。

2.CamiAppの問題点

  • バックアップがフォルダー形式となっているため、iTunesでダウンロードができてもアップロードができない。このため、iPad miniと簡単に同期させることができない。
    iFunBoxを使うという裏道はあるが
  • 既存の写真を一括して取り込む方法がわからない。大量に読み込むのはScanSnapを使いWifiで取り込むことになるが、FileMakerのデータベースを作成した時に、本紙は処分してしまい、画像データしか残っていないため1枚1枚取り込むしかないのだ。dropboxのデータも同じだ。

これらについては改善を要求していくことにしよう。

2015.06.06

ノートや情報カードをFileMakerで管理

溜まってきたノートやカードをすべてScansnapで画像に変換し、Dropboxの中に1冊1フォルダーで保存し、元のノートは処分してしまった。
デジタル化すると、紙のサイズは問題なくなり、A4、A5、A6、5x3などいろいろなサイズのものが、すべてiPhone6plusやiPad miniで表示され、スケジュールの日付を頼りに検索すれば、いつでも探し出せる。

しかしながら、せっかくデジタル化されたのなら、タグをつけてプロジェクト毎に分類すればもっと便利になると思いいろいろアプリをさがしてみたが、希望のアプリがみつからない。

1.理想のアプリ

自分の理想のカードビューワーは、このブログでも紹介しているBizcardsという名刺管理アプリのノート版だ。下のようなイメージでノートが表示され、日付順にさっと検索できたり、タグで抽出して、同一案件のノートを即座にみることができるもの。

Img_2662_2

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タグの位置やタイトルなどの表示はもう一工夫あるとよいが、こんなビューワーがあればうれしい。

2.FileMakerでノートビューワーを作ってみた

しかしながら、ないものはしょうが無いので、FileMakerを作ってノートビューワーを作ってみた。FileMakerは画像をパラパラめくることはできないけれど、タイトル、日付、分類を入力し、検索ができるようにはなった。

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過去1年分のノートやカードを取り込み、現在ひとつひとつにタイトルなどの情報をひまを見つけては打ち込んでいる。こんなものでもカテゴリで抽出できたり、検索ができたりするので重宝している。

もしもデジタル化したノートをうまく管理している人がいたら教えて!

2010.05.16

【iPhone】A4サイズ1枚8ページメモとiPhoneの楽しい関係

1.A4サイズ1枚メモからiPhoneへ

たつをChangeLogさんの「小さくて軽くて薄いペン付きメモ帳「abrAsus 保存するメモ帳」が良い感じ! 」という記事を読み、紹介されている「abrAsusの保存するメモ帳」を購入してしまった。
A4サイズの用紙を8つに折りたたみ挟んでおいて、いつでもサッと取り出し素早くメモをするというものだ。使ってみると軽くて薄くて大変便利。いざというときのために、名刺を数枚とポストイットも入れている。

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A4サイズの普通紙をメモや手帳として活用するアイデアはこれまでにもいくつかあった。

(1)A4の紙をいくつかに折って手帳やポケットに入れておきメモに使う。(例えば、「A4 一枚」仕事術 三木 雄信
(2)縦に4つに折って手帳として使う「超整理手帳
(3)PocketModのWEBサービスでテンプレートを作り、印刷して使うPoorMan'sPDA

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何年か前にいずれも試したことがあるが、1と3は結局の所、どう持ち運ぶかと書き終えたメモをどう整理するかという問題に突き当たり、2は予定表も持ち歩いたため、なんだか中途半端に重いわりに運べる情報が少なくて長続きしなかった。

しかし、今回はScanSnapという両面スキャナーとEvernoteというWEBサービス、そしていつでも手元で確認できるiPhoneという武器がある。
さらに、美崎さんのeightpagememoというA4をスキャナーした画像を8つの画像に切り出して下るアプリケーションがある。

これによって、これまで中途半端に保管していたメモをいつでもiPhoneで参照できるようになり、ようやく活用することができるようになった。

(1)メモ用紙を用意する

A4のコピー用紙や方眼用紙を用意して、8つに折りたたむ。あるいは、abrAsusのサイトで紹介されているテンプレートPocketModのOldタイプで作成したテンプレートを無地の用紙に印刷して(私は両面印刷して16面で使っている)用意しておく。

(2)abrAsusのフォルダーに挟んで、いつでもササッとメモ

日付と見出しは必ず入れておくのがマナー。abrAsusには2枚しか入らないので、書き終えたものはビニールフォルダーに挟み鞄にしまう。

(3)スキャナーで読み取る

ScanSnapで書き終えたメモをサクッと両面スキャン。このときはJPG形式で保存しよう。

(4)スキャンしたJPG画像を分割

美崎さんのeightpagememoを使って、画像を8分割し、見出しを付けた上、Evernoteにメールで登録する。
美崎さんは、大昔(笑)ファイロファックスというバイブルサイズのシステム手帳がはやり始めたころ、リフィル通信といういろいろな自作リフィルを紹介した雑誌のライターとして存じ上げており、そのころからパソコンを駆使して知的生産を行っているライフハックの走りのような方だ。以前ブログでも記述させていただいた。
今回、美崎さんが8pメモの画像を分割するアプリを作られたことを知り、いろいろ要望を出して、画像の反転、分割送信、選択送信などの機能を加えていただいた。
eightpagememoの使い方は、configボタンをおして、自分のメールアドレス、パスワード、メールサービスのsmtpサーバーの名前、Evernoteのメール登録用のアドレスを入力し、タイトルに「見出し @ノートブックの名称 #タグ名」を登録する。私の場合、「2010/ #SyncNote #8pmemo」のように書いている。なお、タグは予めEvernote側で作成しておく必要がある。
そして、スキャンしたメモをドラッグ&ドロップすると、画像が8つに分割され、上にチェックボックスとタイトルが表示される。画像が逆さまの場合はダブルクリックすると反転する。見出しには、「2010/」のあとに「05/14」のようにメモの日付を書き入れ、必要ならば件名を追加しておく。Evernoteに送る必要のない空ページなどのメモは、チェックボックスのチェックをはずしておく。そしてsendボタンを押すと、Evernoteに送られる。
Evernoteには、1ページが1件として登録され、見出しには、タイトルの頭の部分、複数のノートブックを使っている場合は、「@」以下に書かれたノートブック(私の場合は、SyncNote)、そしてタグは「#」以下の部分が付加されて登録されるのだ。

(5)Evernoteに登録したメモをiPhoneで

iPhoneのEvernoteのアプリを使って同期させれば、いつでも過去のメモを参照できる。
ちなみにEvernoteの有料サービスを利用すればオフラインでも閲覧できるようになる。
なお、Evernoteは更新日順、ノートブック順などで表示できるが記事が増えるとたどり着くまでに時間がかかるので、ノートブックの名称は一番上にくるよう「00SyncNote」のように最初の文字を工夫しておくとよい。

これによって、A4のメモ用紙を活かすことが可能になった。

2.メモと手帳・ノート

現在、ノートにはA6サイズのノートを使い、1ページ1件で、打ち合わせや仕事上の記録を書いている。ノートの使い方について、こちらのサイトにまとめているが、メモは気軽に走り書きのようなものを書き込みフローとして使う。手帳やノートは、あとで読み返して活用するようにストックとして使うというのが良いのではないかと思っている。しかし私の場合、A6ノートもScanSnapでスキャンしてPDFにしてiPhoneのGoodReaderのデータとして持ち歩いているので、結果としては同じ所に保存されることになる。すると、ノートを捨てて8pagememoだけに統一するというアイデアに行き着く。さて、完全に8pメモに移行できるかどうか、しばらく試行錯誤が続きそうだ。

2010.03.23

iPhoneのTrunk NotesでWiki

以前、iPhoneで使えるWikiとしてiTWを紹介した。WEBと同期して、気軽に利用できるし、1ファイルで構成されているので、USBドライブやDropboxなどを使えば、WEB、PC、iPhoneでどこでも使えるtiddlywikiをiPhoneにアレンジしたものだ。これでも結構使えるが、アイテムが多くなると重くなって、ファイルを分けざるをえない。どうしても1ファイルで構成されるために、メモリなどの限界があるのだ。

最近、ひさしぶりにApp Storeを覗いて、「Wiki」で検索してみると、wikipediaの検索アプリの中に埋れてしまってはいるものの、Wiki形式で情報を管理するアプリがいくつか出ていた。その中でおすすめなのがTrunk Notesだ。

基本的なWikiの書式が使えるし(MovabletypeのMarkdownプラグインに準拠)、WikiWordによるリンクやタグ機能も備えている。

下のScreenshotのようにStyleSheetを編集して好みのデザインに変更することもできる。

残念なのは画像が、320x320の正方形でしか保存できず、拡大縮小もできないこと。iPhoneでとった画像や説明用の画像もトリミングして、この大きさに変更する必要があること。拡大ができないので、字が小さいと読めないので、等倍で読めるレベルの画像である必要がある。

それを別とすれば、快適なWikiライフが送れそうだ。メモ帳やEvernoteも便利で、単独の情報を収集するには便利なのだが、Wikipediaのように、相互にリンクを張った情報を取扱うなら、Wikiの方が便利だと思う。良かったら試してみてください。





ちなみに、Trunk NotesでのWiki書式を紹介すると(Docs:Functionを参照)

  • #を付けると見出し。#が1つがh1、6個でh6まで見出しを作れる(h4~h6は自分でStylesheetに定義){{toc}}を文頭に書いておくと、見出しの一覧が作成される。
  • 半角スペース*半角スペース「 * 」のあとに文を書くと箇条書、*の代りに1.と書くと数字付箇条書。(もちろんこれはStylesheetで形式を定義できる。
  • 半角スペースを4つ続けると整形済テキスト
  • 表は、以下のように書き、罫線部分のコロンが両端にある列はセンタリング、右端にある場合は右寄せとなる。

項目1|項目2|項目3
----|:----:|-----:
内容1|内容2|内容3

  • HTMLも直接つかえるので、<font color="RED">赤字</font><u>下線</u>のように記述すれば、文字装飾も可能だ。
  • リンクはWikiWordは直接、/WikiWordのように書くとリンクをエスケープ、[[記事名]]のように書けば「記事名」というタイトルのページにジャンプする。
  • >で引用。>>と書けば入れ子の引用も可能だ。
  • ***で水平線
  • バックアップはメールで送る。zipファイルだが、中身をみると、見出し名のついたテキストファイル。記事のタイトルが日本語の場合はファイル名がUTF-8のためXPでは文字化けしたように見えるが問題ない。中をみれば極めてシンプルだということがわかる。
  • Wifi環境があれば、同じ無線LANの中のPCから、Wikiの内容を編集することが可能。これで、簡単に新規項目の追加ができる。予め記事をエディターなどを使って作成し、貼付けるのが便利。
  • {{tagged タグ名}}でタグのつけられた記事の一覧、{{recent 10}}で最新記事10件が表示される。{{popular 5}}なら人気記事ベスト5
  • Snippet:abcという記事を作成し、そこに良く使う定型句やテンプレートを記入しておくと「abcxx」というようにxxを付けて入力すると、即座にその場所に定型句が挿入される。
  • ToDoというタグのついた記事を作成すると、Special:Badgeというページに記事が表示され、そこに表示された記事の数が、iPhoneのTrunk Notesのアイコンの右上に、よくある未読件数のように表示される。
  • ページ単位で背景色やstylesheetを個別に設定できる
  • {{backlinks ページ名}}とかくと「ページ名」の記事にリンクを張っている記事の一覧が表示される。
  • {{check 毎朝歯を磨く}}と書けばチェックボックスが作成できる
  • ページ名に「@action (1) 2010-04-01 ブログを書く」と書いておくと、トップページに{{action @action}}のように書いておけば、「@action」というページ名の一覧が表示され、GTDとして利用することもできる。

この程度の書式がそろえば、たいていの物は記述できそうだ。

2009.11.29

Org-modeの翻訳途中掲載

emacsはもともとUNIX上で動くエディターだったようですが、現在は、Linuxはもとより、Windows、Mac用も開発されています。emacsの特徴はLispと呼ばれるマクロにあり、メール、WEBのテキストブラウザ、2chブラウザなどなど、高度なマクロがたくさん開発されています。これまではフォントの設定が独自のもので、見た目が汚かったのですが、emacs23になりwindowsのフォントもそのまま使えるようになり利用の幅が広がりました。
Org-modeはそのemacsのマクロですが、メモ帳で使えるテキストでありながら、Org-modeを利用すると独自のタグや記号を駆使しながら、アウトライン、表計算、カレンダー、スケジュール管理、TODO管理、プロジェクトプランなど多彩な機能をそなえています。
特に英語が得意というわけではないのですが、Org-modeが使いたくてバージョン4.60のマニュアルを翻訳したのが2006/12/23です。
その後、バージョンは6.33fに上がり、現在も日々進化を続けています。
現在、バージョン6.26dをベースに翻訳を進めていますが、マニュアルがPDFで170ページを超えるとあって、遅々として進まないのが実情です。今回とりあえず5章TODO項目、6章タグ、7章属性値と列、8章日付と時間、9章キャプチャー・ファイリング・アーカイブの各章の翻訳が終わったので、WIKIにアップします。まだ、不明なところがたくさんあり、またインチキな翻訳もたくさんありますが、Org-modeを使われている方に参考になればと思います。

それから、11章6 Embedded Latexの章を希哲館さんに翻訳していただきました。

なお、Org-modeとRememberを使ってGTDを実践する方法について、Charles Cave氏による説明を翻訳しました。
ご参考になれば。

※Org-modeの翻訳に協力していただける方を引き続き募集しておりますので、よろしくお願いします。


2008.04.20

MyGTDWikiの作成

TiddlyWikiをベースにTiddlyWikiHelpとGTDStyleWikiを組み合わせMyGTDWikiを作成。

詳しくはMobileMemoBizのサイト

こんな感じに
Test






ご興味があればどうぞ。
「MyGTDWiki04.zip」をダウンロード

08/4/29 GtdTodoMacroForProject修正とサイドバーの検索を強化しました。

08/4/23 23:00 デザインを少し変更しました。

TiddlyWiki2.3.0にGTDStyleWikiを加えたものをアップロードします。(2008/8/31まで)

「tw23_gtd.zip」をダウンロード

2006.07.20

Google CalendarでOutlookからデータをインポート

Google CalendarにOutlookからデータを持って行こうとしたが、CSVファイルを読み込んでも何もおきない。

調べてみたら、デジタリストBlogさんのところで
Google Calendarにとりあえず日本語のOutlookからインポートする方法という記載にめぐりあった。

1.まずOutlookのデータをファイルへエクスポートで、Windowsのカンマ区切り形式で保存

2.Sakuraエディターでファイルを開き、見出しの行を次のとおりに差し替え。

「Subject,Start Date,Start Time,End Date,End Time,All day event,Reminder on/off,Reminder Date,Reminder Time,Meeting Organizer,Required Attendees,Optional Attendees,Meeting Resources,Show time as,Billing Information,Location,Mileage,Priority,Private,Categories,Sensitivity,Description」

3.Sakuraエディターで名前をつけて保存で
文字コードセットを「UTF8」、改行コードを「LF(UNIX)に設定して保存

4.できあがったデータをGoogle Calendarで読み込む。

詳細は確認していないが、うまくいきそうだ。過去の予定表は何とかなりそうだ。
  generated by feedpath

2006.02.21

GTD-PHP for Zaurusなどと勝手に名付けて公開

苦節2週間、ようやく自分のイメージと重なってきた。

GTD-PHPを勝手に修正したものをとりあえず公開。

ZaurusSL-C3000/MySQL/GTD-PHPをZaurusに

Projectsが33個、NextActionが40個。こんなことをやっている時間で仕事を片づけよう。

2006.02.14

ZaurusでGTD-PHP for Z

GTD-PHPをZaurusで使うため、 スクリプトをかなり修正した。

おかげで、ToDoリストは5X3カードから、完全にZaurusに移行。

また、GTDのコンセプトに、できるだけチェックリストを活用しようというのがあったので、 MySQL+PHPを使ってチェックリストを管理するスクリプトも1週間かけて作成した。

そんなわけで、GTD-PHPZのプロトタイプの完成である。あとは、フランクリンにあわせて、 価値観シートや目標シートを作成すれば、GTDがZaurusで実行できる。

MySQL+PHPのよいところは、データベース部分はMySQLで実行してくれ、そこからデータを呼び出すだけなので、 今回のスクリプトはSelect、Update、Insert、Deleteぐらいのコマンドですむこと。データのソートもorder byのあとを修正すればよい。画面の部分は、HTMLで作っているので、表だとか、色だとかのデザインはタグやCSSで作れてしまうことだ。

ただし、本当にWebアプリケーションとするなら、いろいろなチェックが必要で、数字のところに文字を入れたらどうするとか、 改行はどうするとか細かくやれば、その処理が結構大変なのだけれど。例えば日付はYYYY-mm-dd形式でなくてはいけないとか。 もしYYYY/mm/ddと記入したときにどうすべきかなど。自分で使う文には入力時に注意すればいいだけだから、その辺は気楽だ。

もしも興味がある人がいれば、無責任モードでよければWikiのほうにでもアップするのだけれど。

2006.02.05

ZaurusでGTD-PHPのカスタマイズ

GTD-PHPのインストールに成功したのだが、パソコン用に設計されているため、使いにくい点があった。個人的な好みに合わせて、スクリプトを修正し、ザウルスサイズに変更した。スクリプトを簡単に変更できて、項目の配置やデータの追加が簡単にできる点がMySQL+PHPのよいところだ。

もちろん、Rubyを勉強して、アプリケーションを作れればよいのだが、ちょっと無理。

現在HipsterPDAと呼ぶ5X3カードで、タスク管理をしているのだが、やらなきゃならないことで、Zaurusの厚さの2倍ぐらいになっている。とてもお手軽な状況ではなくなっている。

これからはZaurusで管理ができる。scrn080 scrn079

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